Maand: februari 2024

“De vraag is niet meer; wat heb je, maar wat geeft je leven betekenis?”
Susanne van Doornik is als zelfstandig werkend organisatieontwikkelaar aangesloten bij het netwerk WeAreHR!. Begin 2023 startte zij als programmamanager Positieve Gezondheid bij Viore in Hilversum; een gastvrij centrum voor iedereen die leeft met kanker in de Gooi- en Vechtstreek. Positieve Gezondheid is bij Viore het uitgangspunt: de focus ligt op wat er wél is of kan. Susanne vertelt in dit interview over het programma Positieve Gezondheid dat mogelijk is met meerjarige financiële steun van het mr. Roelsefonds.

Subsidie voor zorgvernieuwing via mr. Roelsefonds
Het mr. Roelsefonds streeft naar behoud en waar mogelijk verbetering van de kwaliteit van leven van mensen in de Gooi- en Vechtstreek die (langdurige) zorg en ondersteuning nodig hebben. Dit door (pro)actief duurzame innovaties in zorg en welzijn te stimuleren met financiële middelen en door het faciliteren van de inbreng van kennis. Begin 2023 is Susanne van Doornik bij Viore aangetrokken om het programma Positieve Gezondheid fasegewijs bij de organisatie zelf, de vrijwilligers, de bezoekers en de ketenpartners te laten landen. In het afgelopen jaar gaf zij verschillende presentaties aan het mr. Roelsefonds om hen te informeren over de gezette stappen. Karin van Dijk, Communicatie Coördinator bij Viore: “Met professionaliteit, bevlogenheid en warmte neemt Susanne haar toehoorders mee in haar verhaal. Daar waar het bij de toehoorders formeel en op afstand begint, eindigt het in verbinding en enthousiasme. Prachtig om te zien.” Susanne: “Ik praat vanuit mijn hart! Dat gaat bij deze opdracht als vanzelf want ik geloof in het concept Positieve Gezondheid. Bij een eerdere interim opdracht in de zorg kwam ik voor het eerst in aanraking met Positieve Gezondheid; het gedachtegoed van grondlegger Machteld Huber, voormalig huisarts en onderzoeker.”

Positieve Gezondheid bij Viore
Susanne: “Als je kanker hebt of hebt gehad, of naaste bent van iemand met kanker, verandert er veel. Het leven staat op zijn kop. Bij Viore begrijpen we heel goed wat de impact daarvan is en dat dit veel vraagt. Naast de ziekte raakt het immers de kern van wie je bent en hoe je in het leven staat. In onze begeleiding en ondersteuning om daarmee om te gaan, is Positieve Gezondheid ons uitgangspunt. We focussen op wat wél mogelijk en wat voor jou belangrijk is. Het draait om veerkracht, eigen regie en het vermogen om met de uitdagingen die kanker met zich meebrengt om te gaan. Om hierbij te ondersteunen is een andere manier van vragen stellen nodig. Daarom kregen de vele vrijwilligers van Viore afgelopen jaar de gelegenheid om allemaal de basistraining Positieve Gezondheid te volgen. Ook zijn we recentelijk gestart met een publiekscampagne, samen met GGD Gooi- en Vechtstreek. Bovendien werken we onder andere samen met Vilans, Hogeschool Utrecht en Mediquest om het gedachtegoed van Positieve Gezondheid vanuit het Institute for Positive Health vorm en inhoud te geven. Mooi om vanuit Viore en samen met andere partners in de regio betekenisvol te kunnen zijn in wat het leven voor anderen betekenisvol maakt.”

Opzet projectstructuur en fasering programma
Bij deze opdracht bracht Susanne een fasering aan met onderscheid in de benadering van Viore als organisatie, de vrijwilligers, bezoekers en ketenpartners. Zij zette bij de start van haar opdracht eerst een projectstructuur op, met onder andere een projectgroep en stuurgroep voor de verbinding met het bestuur, gevormd door een afvaardiging uit alle geledingen van Viore. Susanne: “Het bestuur van Viore onderschrijft het gedachtegoed. Dat was voor mij een basisvoorwaarde om deze opdracht aan te nemen. In mijn rol als programmamanager sluit ik aan bij de ambitie van Viore en houd ik deze steeds voor ogen. Daarin schakel ik makkelijk tussen de strategie en de operatie, en bouw vanuit Positieve Gezondheid mee aan de structuur en cultuur.”

Activiteiten binnen programma Positieve Gezondheid bij Viore
In mei 2023 trapte Viore het programma groots af met een theatervoorstelling Viore & Positieve Gezondheid – Veerkracht en Verbinding. Susanne: “Het mooie daarvan was dat het Viorekoor – een koor dat is voortgekomen uit bezoekers bij Viore – in volle glorie onderdeel was van deze voorstelling. Als je ziet, met hoeveel kracht en plezier de koorleden aan het zingen waren, dan ervaar je direct wat de impact van Positieve Gezondheid is.”

Een andere uitwerking van Positieve Gezondheid binnen Viore is de ontwikkeling van het spel Schatgraven. Dit spel met vragen rondom de zes dimensies* van Positieve Gezondheid helpt de vrijwilligers van Viore om op een andere manier het gesprek aan te gaan.

Susanne: “Positieve Gezondheid is geen methodiek, maar een beweging om de regie op het eigen leven te herpakken en je kwaliteit van leven te vergroten. Als ik bij Viore binnenkom, de rust voel en de aandacht zie waarmee vrijwilligers met bezoekers in gesprek zijn, dan krijg ik daar zelf ook energie van. Het is inspirerend en motiverend om Positieve Gezondheid verder te implementeren binnen Viore en in samenwerking met ketenpartners. We hebben samen al mooie stappen gezet. Een van de volgende stappen is het maken van een documentaire waarin we bezoekers en vrijwilligers van Viore volgen.”

*De zes dimensies zijn: lichaamsfuncties, mentaal welbevinden, zingeving, kwaliteit van leven, meedoen en dagelijks functioneren.

Fotografie: Marloes Chater Photography
Tekst: Hennie van de Kar-Vervooren

Door: Hennie van de Kar-Vervooren

De eerste salarisrun van het nieuwe jaar is een mijlpaal voor organisaties die net live zijn gegaan met een nieuw of vernieuwd E-HRM systeem. Medewerkers moeten natuurlijk wel gewoon hun salaris op het goede moment krijgen!

WeAreHR! Digital begeleidde afgelopen jaar wederom diverse organisaties bij de implementatie van een nieuw E-HRM systeem, zoals gemeente Stichtse Vecht en SVO Vakopleiding Food. Het Da Vinci College ging een jaar eerder al live en pakte daarna meteen door met de verdere ontwikkeling van het systeem, met procesbegeleiding vanuit WeAreHR!. Deze organisaties delen graag hun ervaringen.

Marleen Verbruggen, manager Mens & Organisatie bij gemeente Stichtse Vecht:
“Live met YOUFORCE; belangrijke stap in verdere digitalisering van onze gemeente”

Marleen: “De eerste salarisrun is goed gegaan! Voor ons is dit een belangrijke stap in de verdere digitaliseringsslag van onze gemeente; een mensgerichte organisatie waar de lijnen kort zijn en medewerkers de kans krijgen om zich verder te ontwikkelen. Leuk werken dus! Op het gebied van digitalisering moesten we nog wel een ontwikkeling doormaken.

Esther de Haan begeleidde vanuit WeAreHR! de E-HRM implementatie en trok daarvoor intensief op met ons team Mens & Organisatie. Complimenten naar ons team; zonder hen was deze implementatie echt niet gelukt. Neemt niet weg dat je voor de implementatie van een E-HRM project als dit, iemand nodig hebt met inhoudelijke kennis. De invoering heeft namelijk gevolgen voor alle processen binnen onze organisatie.Esther heeft die kennis in huis en is in staat om mensen met elkaar te verbinden. Via gemeente Zeist kwamen we met haar in contact.

Esther had een adviesrol bij de aanbesteding voor E-HRM. Vanuit haar ervaring kon ze ons goed adviseren en onze wensen helder krijgen. Het heeft er mede voor gezorgd dat aan onze aanbesteding drie aanbieders meededen. De kwaliteit die YOUFORCE van Visma | Raet ons bood, gaf de doorslag om te kiezen voor dit E-HRM systeem. Ook de gehele implementatie daarvan begeleidt Esther. Zij gaat niets uit de weg en haar hands-on mentaliteit past goed bij onze manier van werken. De komende tijd blijft Esther bovendien betrokken bij de verdere digitalisering van personeelsdossiers en bij de koppeling tussen ons LMS-systeem en YOUFORCE Visma | Raet.”

Daphne Geerdes, HR-adviseur SVO Vakopleiding Food:
“We kijken met een big smile naar de processen na de overstap naar AFAS”

Daphne: “Verdere digitalisering stond al lang op het wensenlijstje van SVO om efficiënter te kunnen werken. De benoeming van een nieuwe directeur bedrijfsvoering bood de kans om hier als organisatie mee door te pakken. We hebben binnen een jaar snel kunnen schakelen. In maart en april kozen we vanuit twee aanbieders voor AFAS. Al vrij snel daarna kwam Michel van Manen als extern projectleider vanuit WeAreHR! aan boord. Het was heel fijn dat hij zijn ruime ervaring met vergelijkbare implementaties bij andere onderwijsorganisaties kon inbrengen. Daarmee won hij snel mijn vertrouwen. Hij nam ons als het ware bij de hand; met 130 medewerkers zijn we weliswaar een kleine onderwijsorganisatie, maar dat maakt de processen niet minder ingewikkeld. Eens in de twee weken kwam het projectteam onder leiding van Michel bij elkaar. Twee externe consultants, eveneens via WeAreHR!, maakten deel uit van het projectteam. Ook mijn collega Danitja Sol, HR-medewerker, speelde hierin een belangrijke rol door mee te denken over het inrichten van de HR-processen. Daarbij zijn medewerkers steeds meer zelf verantwoordelijk voor het actualiseren van hun gegevens. Daarnaast ligt het doen van een ziek- of herstelmelding ook bij de medewerker zelf!

Al vanaf oktober draaiden we schaduw. Daardoor konden we nog veel foutjes uit het gebruiksvriendelijke systeem halen. Dat zorgde ervoor dat we enkele weken voor de eerste salarisrun nog maar tien opleverpunten hadden. Volgens AFAS is dat echt weinig. De koppelingen met andere systemen, waaronder onze arbodienst en roosterprogramma, bleek nog het meest lastig in te richten. Inmiddels is de eerste salarisrun achter de rug en goed gegaan. Het is een verademing om op deze manier te werken! Met een big smile kijken we hier bij HR naar de processen die simpeler zijn ingericht met verantwoordelijkheden lager in de organisatie. Het diepe dal waar we vooraf voor waren gewaarschuwd, hebben we nauwelijks ervaren. Dit terwijl we, naast de overgang naar AFAS, gelijktijdig de personeelsdossiers hebben gedigitaliseerd. Maar de kleinschaligheid van onze organisatie en de soepele samenwerking binnen het projectteam, waarin ieder keihard heeft gewerkt, zijn volgens mij de succesfactoren. Nu AFAS 1.0 staat, gaan we intern verder kijken welke processen we nog meer in AFAS kunnen inrichten, voor AFAS 2.0.”

Wendy van den Bosse, functioneel beheerder AFAS bij Da Vinci College:
“Direct doorpakken met doorontwikkelen na livegang”

Het Da Vinci College ging al een jaar eerder live met AFAS. Wouter van Gerderen van WeAreHR! hielp het Da Vinci met deze livegang. Vlak voor het systeem live ging, kwam Wendy van den Bosse, als ervaren functioneel beheerder AFAS bij Da Vinci in dienst.

Wendy: “In het ideale plaatje is een functioneel beheerder al eerder betrokken” zegt zij. “Dat zou ik elke organisatie adviseren om zo de processen van de applicatie beter te laten aansluiten op de behoeften van de organisatie. Waar we tegenaan zijn gelopen, is dat ook binnen het HR-team het werken met AFAS nog niet bekend was. Daardoor zijn er bij de inrichting keuzes gemaakt die in de praktijk niet goed werkbaar waren of niet volledig aansloten bij de verwachtingen. We werkten voorheen wel met een ander E-HRM systeem, maar dat was niet meer up-to-date en niet zo geavanceerd als AFAS. Anders gezegd, we waren beperkt gedigitaliseerd. De overgang naar AFAS was dus voor iedereen groot en leidde tot veel vragen uit de organisatie, ondanks dat alles volgens de wensen van het Da Vinci College was opgeleverd. Daarom besloten we direct na de livegang dat het nodig was om extra te investeren in het optimaliseren en finetunen van alle processen, zodat deze beter zouden aansluiten op de wensen van de organisatie. Direct doorpakken na de eindsprint was absoluut pittig maar heeft het afgelopen jaar wel geleid tot een betere gebruikerservaring.

Michel van Manen heeft vanuit WeAreHR! deze doorontwikkeling begeleid. Vanaf het moment dat we live zijn gegaan met AFAS, hebben we alle actiepunten geïnventariseerd en vastgelegd in een actielijst met zo’n 200 punten. Daarin hielp Michel ons met prioriteren. Als een soort van katalysator bracht en hield hij het proces op gang, in samenwerking met onze kern- en stuurgroep. Alle issues pakten we stuk voor stuk beet. Eén van de leukste zaken daarbij vond ik het integreren van onze Academiemanager binnen AFAS. Het resultaat van het projectmatig oppakken van de actiepunten, is dat in het afgelopen jaar de actielijst drastisch is teruggebracht; een externe partij in de persoon van Michel heeft ons geholpen om zaken voor elkaar te krijgen. Voordeel is dat hij bij onze vraagstukken ook zijn kennis vanuit andere organisaties kon meenemen. Er blijft altijd nog ruimte voor verbetering, maar dat regelen we structureel in, in plaats van door te reageren op incidenten. We gaan dus steeds meer over van de project- naar beheerfase.”