“Weer een mooie en nieuwe leerervaring erbij!”

ForFarmers - WEAREHR!

De bij WeAreHR! aangesloten HR-professionals houden zich bij uiteenlopende bedrijven bezig met complexe HR-vraagstukken. Zo ondersteunde Arnold Hoogendoorn ForFarmers bij het outsourcen van een bedrijfsonderdeel en bij de HR-integratie na een overname. Arnold over zijn opdracht bij ForFarmers.

Op snijvlak van HR en organisatieverandering
Met zijn ervaring op het snijvlak van HR en organisatieverandering werkte Arnold de afgelopen jaren interim bij productiebedrijven en in de retail (familiebedrijven en private equity). Met het werken voor een beursgenoteerd bedrijf voegt hij een nieuwe ervaring toe aan zijn portfolio. ForFarmers is, met een Total Feed aanpak, gespecialiseerd in diervoeding voor onder andere rundvee, pluimvee, varkens, geiten en schapen. Het bedrijf is de grootste Europese aanbieder van diervoeders. Ik bracht mijn ervaring in, maar werd zelf ook elke dag uitgedaagd om te leren omdat de omgeving van een beursgenoteerd bedrijf nieuw is voor mij. Dat maakt het werken als interimmer onder andere zo boeiend.”

Eerste deel HR-opdracht: outsourcen organisatieonderdeel
Zijn eerdere opdrachten op het snijvlak van HR en verandering en aanvullende, intensieve opleidingen op dit snijvlak maakte Arnold voor ForFarmers geschikt om deze HR-opdracht in te vullen. Arnold: “De vraag kwam binnen via associate partner Hans van der Velden. Ik was direct enthousiast.” De HR-opdracht bestond uit twee delen. Het eerste deel was het outsourcen van dertig chauffeurs en magazijnmedewerkers zakgoed.

Arnold: “Ik werkte op de achtergrond voor de HR-businesspartner van ForFarmers en hielp mee bij het voeren van gesprekken met de medewerkers en het managen van de daarbij behorende emoties. En die waren er zeker, want het was bepaald geen leuk nieuws voor de medewerkers. Zeker niet voor de mensen die vaak al jarenlang bij ForFarmers werkten. Uiteindelijk hebben we veel mensen voor ForFarmers kunnen behouden door een interne herplaatsing. Andere medewerkers gingen over naar het bedrijf dat deze logistieke diensten van ForFarmers heeft overgenomen. Een klein deel van de medewerkers nam ontslag.”

Tweede deel HR-opdracht: HR-integratie
Het tweede deel van de opdracht betrof de HR-integratie van 50 medewerkers. Dit na de overname door ForFarmers van een familiebedrijf. Arnold: “De integratie van systemen als IT en de administratie is een “technisch” gebeuren. Het wordt emotioneel ingewikkelder als het gaat om plaatsingen binnen de nieuwe organisatie en de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden. Daarom geef ik vooraf bij een opdracht als deze aan dat aandacht voor bedrijfscultuur van groot belang is. Ook hier was dat het geval. Het voorbereidende proces met de OR van ForFarmers verliep goed. Inhoudelijk klopte het, maar toch was er niet bij iedereen direct vertrouwen. Daardoor waren er veel meer gesprekken met medewerkers nodig dan vooraf ingeschat. Zoetjesaan komen de ondertekende arbeidsovereenkomsten nu binnen. Daarmee rond ik mijn opdracht bij ForFarmers af. Het proces is echter nog niet volledig afgerond, waardoor ik het afscheid moeilijk vind. Ondanks dat er iets moois in het verschiet ligt. Samen met mijn vrouw en onze zoon van 3 ga ik enkele maanden reizen. Als zzp’er heb ik de vrijheid om zo’n keuze te maken. Ik laat het werk los, maar blijf verbonden met WeAreHR!. Die aansluiting zal over enkele maanden een fijne opstap zijn om in het ritme te komen en een nieuwe HR-opdracht te gaan vervullen.”

Judith Bekel, HR-directeur ForFarmers, over het managen van dit integratieproces door Arnold Hoogendoorn: “Arnold heeft met zijn brede kennis een zeer belangrijke bijdrage geleverd aan het zo soepel mogelijk verlopen van een ingewikkeld HR-proces. Hij heeft het met een grote dosis eigenaarschap en betrokkenheid opgepakt en wij zijn dan ook heel erg blij met de ontstane samenwerking.”

PS Ook aansluiten? Bel 06 520 617 03 of mail naar info@wearehr.eu

Succesvolle verloning na migratie naar een nieuw e-hrm-systeem!

E-HRM Migratie WEAREHR!

Voorkom penarie, begin in januari

Eind januari is voor organisaties die migreren naar een nieuw e-hrm systeem een spannend moment. De eerste verloning na migratie móet goed gaan. WeAreHR! is er trots op om afgelopen jaar weer diverse organisaties te hebben begeleid naar deze stap.

Esther de Haan, partner binnen WeAreHR! Digital, vervulde in 2021 bij diverse klanten de rol van projectleider of adviseur migratie. Esther: “De salarisbetaling in januari is voor ons het sluitstuk van een conversie, die start met een aanbesteding (bij overheidsorganisaties) of tender (bij commerciële bedrijven). De eerste verloning in januari is hét moment voor onze klanten dat al dat harde werken van het jaar ervoor samenkomt. Er komt daarmee een einde aan een periode van grote druk. Als adviseur en projectleider implementatie ben ik echt trots als ik zie dat mijn klanten groeien in hun rol én er een heel mooi resultaat staat. Gaandeweg het proces wordt het systeem echt van hen.”

Begin tijdig aan migratie
Aan een migratie naar een ander e-hrm-systeem gaat een omvangrijk traject vooraf. De belangrijkste tip om een migratie succesvol te laten verlopen, is daarom dan ook: tijdig beginnen. Esther: “De wens om over te stappen naar een ander systeem kan ontstaan uit ontevredenheid met de mogelijkheden van je huidige systeem. Mogelijk is je ambitieniveau hoger komen te liggen dan je huidige leverancier kan bieden. Het kan ook zijn dat je wel moet overstappen, simpelweg omdat het contract met je softwareleverancier ophoudt. Overstappen naar een ander systeem vindt altijd plaats per januari. Om tijdig klaar te zijn, moet je terugrekenen. Wil of moet je overstappen per januari 2023? Dan moet je uiterlijk in januari (het jaar ervoor!) écht een start maken met het bepalen van je vraag en het vormen van een projectgroep. Ben je aanbestedingsplichtig? Start dan het liefste nog eerder. Als je contract eind 2023 afloopt; begin dan halverwege 2022 met de vraag naar de markt. Jouw organisatie heeft de tijd hard nodig om een nieuw e-hrm-pakket te selecteren en vervolgens te implementeren!”

Selectie e-hrm-pakket
Eerder publiceerden we al het artikel ‘7 tips voor het Europees aanbesteden van e-hrm’. Grofweg zijn de cruciale stappen in dit selectieproces:
• Opstellen inkoopbehoefte; wat heb je nodig, hoe gaat het systeem voor je werken?
• Vertalen naar inkoopplan en uitvraag in eisen en wensen.
• (Europese) aanbesteding of selecteren van een leverancier.
En als dan bekend is welke leverancier het wordt, begint het echte werk!

Projectleider of adviseur implementatie e-hrm
WeAreHR! kan in dit proces zowel de rol van projectleider vervullen als de rol van adviseur implementatie. In die laatste hoedanigheid werkt de e-hrm-specialist van WeAreHR! samen met de projectleider binnen een organisatie. Esther: “We zijn onafhankelijk van een softwareleverancier en hebben expertise in huis van alle systemen. Of je nu bijvoorbeeld van Centric naar AFAS wilt of van ADP naar VismaRaat, of omgekeerd. En bij alle migraties is er één datum waar in het proces naar toe wordt gewerkt: de datum van de eerste verloning. Iedere medewerker wil immers op de juiste datum het juiste salaris op de juiste bankrekening hebben staan, in combinatie met een kloppend loonstrookje.”

Overgang naar een ander e-hrm-systeem
De overgang van het systeem valt uiteen in twee grote brokken:
• Nieuwe processen live zetten
• Overzetten van data en zorgen voor een correcte salarisbetaling
Hieronder een toelichting op beide stappen.

Nieuwe processen live zetten
Tijdens de inrichting zijn alle digitale processen voor medewerkers en managers kritisch tegen het licht gehouden. Esther: “Eén van onze belangrijkste implementatieregels is dat je nooit gaat digitaliseren hoe het tot dan toe ging. Je stoft alle processen af én maakt ze nóg beter. Dat geldt van een groot proces als indiensttreding of ziekmeldingen (door de medewerkers zelf, liefst via een app) tot een onkostendeclaratie of verlofaanvraag. Deze processen worden stuk voor stuk getest, getest en nog eens getest. Mét de eindgebruikers! Alle processen klaar? Dan moeten de medewerkers ook nog weten wat ze waar moeten doen. Dus het grote communiceren gaat dan beginnen. Met als resultaat dat op 1 januari veel medewerkers en managers van onze klanten met een nieuw systeem zijn gaan werken en volop aan het muteren zijn.”

Overzetten van data en zorgen voor een correcte salarisbetaling
Het overzetten van de data van systeem 1 naar systeem 2 is niet zomaar een druk op de knop. De data moeten geïnterpreteerd worden. Dat betekent nauwkeurig bepalen waar in het systeem data uit systeem 1 in systeem 2 terecht moeten komen. Het inrichten van een goede organisatie- en autorisatiestructuur is daarvoor een vereiste. Alle looncomponenten moeten goed geïmplementeerd en vooraf getest worden. Esther: “Het is heel veel en nauwkeurig werk. Met een dubbele registratie voor een korte periode, het zogenaamde schaduwdraaien. Je laat de proefconversie dan draaien. Nogmaals: testen, testen en nog eens testen! Met als resultaat uiteindelijk de eerste salarisbetaling in januari. Wat ben ik dan trots op mijn klanten dat ze dit samen binnen hun organisatie voor elkaar krijgen. Ik of één van de andere associates van WeAreHR! begeleidt het proces en levert volop expertise, maar uiteindelijk doen mijn klanten het zelf. Het blijft zó gaaf om mensen – van de ICT ‘er en de salarisadministrateur tot de communicatiemedewerker en applicatiebeheerder – te zien groeien in hun rol. We kunnen als onze klus geklaard is, met een gerust gevoel ‘achterlaten’. Het is niet mijn systeem, maar écht van hen!”

Heeft jouw organisatie per 1 januari 2023 of later een nieuw e-hrm-pakket nodig? Oriënteer tijdig! Begin met een belletje naar WeAreHR! Digital, Esther de Haan: 06 – 40 59 63 38.

WeAreHR! helpt je met onze best practices graag op weg!

WeAreHR! sponsort boek ‘Uit het leven in een hospice’

Hospice Demeter - WEAREHR

We begonnen het jaar met het cadeau doen van een fles bubbels aan onze 500ste volger. Bubbels roepen iets feestelijks op. Het is hét drankje om zaken in het leven te vieren; van een bijzondere verjaardag tot een volgende loopbaanstap. En zelfs bij uitvaarten valt de keuze steeds vaker op een lekkere cava in plaats van koffie om het leven van de overledene te vieren.

Maatschappelijk betrokken
De dood is immers net zo goed onderdeel van het leven. HR-professionals krijgen er vroeg of laat mee te maken. In extreme vorm als een medewerker overlijdt of iemand in de nabije omgeving van een medewerker. Hoe geef je dan als organisatie ruimte aan rouw? Het is één van de redenen waarom we zijn ingegaan op de vraag van Michiel Koning van TIZ – Toekomst in Zicht – om het boek met de treffende titel ‘Uit het leven in een hospice’ te sponsoren. De belangrijkste reden om ja te zeggen tegen Michiels verzoek, is echter dat we als WeAreHR! graag naar manieren zoeken om onze maatschappelijke betrokkenheid te laten zien. Het steunen van dit mooie initiatief past daar goed in.

Duurzame inzetbaarheid
Michiel Koning werkt al jaren als vrijwilliger in hospice Demeter in De Bilt, naast zijn werk als partner in TIZ. Toekomst in Zicht is een bewustzijnsprogramma om te werken aan gelukkig ouder worden. Een tool die bedrijven kunnen inzetten in het kader van duurzame inzetbaarheid. En ook dan is de link naar ons HR-werk weer snel gelegd. Want hoe houd je een organisatie optimaal levend? En hoe neem je op een goede manier afscheid van medewerkers en geef je dan de ruimte aan rouw; namelijk de rouw over verlies van taken, een functie en soms zelfs een baan. Over al deze HR-vraagstukken denken onze ervaren associates graag met organisaties mee.

Meer informatie over het boek: https://hospicedemeter.nl/boek/
PS Een HR-vraagstuk voor WeAreHR!? Bel 06 520 617 03 of mail naar info@wearehr.eu