Maand: oktober 2022

Interview met associate partner WeAreHR!
Bas van de Veen

HR-consultant en – projectleider Youforce

Met 37 jaar is Bas van de Veen op dit moment de jongste associate bij WeAreHR!. Sinds september 2022 versterkt hij de digital-tak van WeAreHR! voor interimfuncties als HR-consultant en – projectleider.

De softwarematige kant van HR
“WeAreHR! en ik hebben elkaar wat te bieden” zegt Bas. “Ik kijk naar de inhoud en niet naar leeftijd. Dat is misschien wel de invloed van mijn vrouw, haha. Zij is gespecialiseerd is in vraagstukken op het gebied van generatiemanagement, zoals het binnenhouden van jong talent. Dat is weer een vak apart binnen de HR.”

Bas startte zijn loopbaan op de financiële administratie. Na het behalen van zijn bachelor bedrijfsadministratie en commerciële economie aan de Hogeschool Utrecht, stapte hij over naar de opleiding SPD (Staatspraktijk Diploma Bedrijfsadministratie). “Via een traineeship bij Visma | Raet switchte ik enkele jaren later naar de consultancy. Sindsdien (2008) houd ik me bezig met de softwarematige kant van het HR-vakgebied.”

Volledig thuis in E-HRM
In 2018 zette Bas zijn loopbaan als zelfstandige voort en richtte zijn bedrijf Veen HR Consultancy op. Bas is volledig thuis in de E-HRM, en dan in het bijzonder in Youforce. Deze software voor de personeelsadministratie wordt met name ingezet in de not for profitsector, als overheid en zorg. Tot de klantenkring van Bas behoren opdrachtgevers als gemeenten, provinciën en waterschappen. Bas: “Het programma Youforce is mijn specialiteit. Vaak word ik ingehuurd om complexe trajecten op het gebied van E-HRM te begeleiden, zoals de samenvoeging van personeelssystemen na een fusie tussen gemeenten of tussen diverse organisatieonderdelen. Het allerleukste vind ik om de wensen van de klanten te vertalen naar technisch haalbare opties. Ik ben vaak bij het hele proces betrokken: van het formuleren van de wensen en het begeleiden van het aanbestedingstraject tot het implementeren en live brengen van Youforce. Ook bied ik functioneel beheer aan.”

Aansluiting bij WeAreHR!
Tijdens diverse interimopdrachten werkte Bas samen met Esther de Haan. Het eerste linkje naar WeAreHR! werd via haar snel gelegd. “Ik raakte enthousiast over het netwerk. WeAreHR! biedt op HR-gebied toch een soort van collega’s die je als zzp’er niet hebt. Je bent onderdeel van een geheel. Inmiddels heb ik een groot deel van de andere We-ers ontmoet tijdens een eerste meeting; het voelt goed en geeft energie om met elkaar voor hetzelfde doel te gaan en ons netwerk verder te laten groeien. Daarbij focus ik me op de E-HRMpoot.”

E-HRM trajecten
Bas begeleidt de E-HRM trajecten grotendeels vanuit huis. “Om met deze software te werken, hoef ik de deur in Ermelo niet uit. Dat maakt het mogelijk om te werken voor organisaties in alle hoeken van Nederland. Momenteel werk ik zelfs voor een gemeente, diep in het Limburgse. Een kwestie van goede afspraken maken en wederzijde verwachtingen uitspreken. Als het vraagstuk mooi genoeg is, dan vind ik altijd ruimte in mijn agenda om het te combineren met andere opdrachten. Vanuit een gestructureerde aanpak schakel ik makkelijk tussen verschillende vraagstukken en opdrachtgevers; ik houd van de dynamiek die dat met zich meebrengt. Natuurlijk houd ik ook ruimte voor ontspanning. Zo ga ik graag samen met mijn vrouw en onze twee jonge dochters op stap. Een bezoekje aan de dierentuin in Amersfoort behoort absoluut tot onze favorieten.”

Interim een HR-consultant nodig?
Neem contact op met WeAreHR!

Wat je functie in HR-land ook is, vroeg of laat krijg je te maken met HR Analytics, de analyse van de gegevens over je werknemers. Hoe je deze gegevens analyseert, hangt af van wat je informatiebehoefte is. Zo leidt de vraag naar de hoogte van het verzuim tot andere informatie dan een vraag over het verloop onder medewerkers die korter dan een jaar bij je organisatie werken.

Het belang van HR Data in het HR-vakgebied was voor Dion Dorrestijn, associate bij WeAreHR!, aanleiding om twee gastsprekers uit te nodigen voor de WAT-meeting (We Are Together) die hij begin oktober 2022 organiseerde. Leden van WeAreHR! komen maandelijks bijeen voor vakinhoudelijke verdieping. Bij toerbeurt organiseren de associates deze bijeenkomst. Sanne de Haas (HR Analist) en Mathijs Timmermans (Senior Beleidsadviseur HRM) gingen enthousiast op de uitnodiging van Dion in.

Over de gastsprekers
Sanne de Haas en Mathijs Timmermans zijn beiden verbonden aan ROC Aventus in Apeldoorn, het regionale opleidingscentrum in de stedendriehoek Apeldoorn-Deventer-Zutphen. Beiden zijn tevens gastdocent aan de HAN – University of Applied Sciences in Arnhem. Dion Dorrestijn: “Ik werk met Sanne en Mathijs samen in een optimalisatietraject voor een ROC. Eén van de businessvraagstukken daar is hoe de vakregistratie van docenten beter kan worden ingericht voor de strategische personeelsplanning. De juiste input in een systeem is immers belangrijk voor de gewenste output. Goede stuurinformatie is veelal afhankelijk van een juiste inrichting in je systemen. Zodoende was het linkje naar deze twee sprekers snel gelegd. Mathijs en Sanne hebben voor WeAreHR! een zeer interactief college over HR Data verzorgd.”

Over informatie, behoefte en toegevoegde waarde
Elke organisatie heeft een schat aan informatie over medewerkers. Maar wat doe je met al die data? De informatie zit vaak al in het systeem. Je informatiebehoefte bepaalt welke tools je nodig hebt om die informatie daadwerkelijk uit het systeem op te halen en te kunnen gebruiken. Een vraagstuk is bijvoorbeeld: hoe komt dat 60% van de medewerkers er na het eerste jaar in dienst voor kiest om toch elders te gaan werken? Wat betekent dat voor onze manier van recruitment?

Wat haal je op basis van een vraagstuk als dit aan informatie uit het systeem om je organisatie gezond te houden en bijvoorbeeld ook je verzuimbegeleiding bij te stellen of te veranderen? En hoe presenteer je dat vervolgens, in bijvoorbeeld een rapportage of dashboard? Dion: “Verschillende disciplines in de organisatie kijken anders naar de verzuimcijfers. Zo kan je de informatie over verzuimcijfers gebruiken om een begroting op te stellen maar ook om de aansturing van medewerkers anders in te vullen.”

De basis op orde
Sanne de Haas en Mathijs Timmermans benadrukten tijdens hun presentatie dat je goed moet kunnen uitleggen wat je waarom aan informatie ophaalt. En dat informatie altijd multi-interpretabel is. Zo leiden dezelfde data via interpretatie door verschillende personen tot een heel andere set aan informatie. Voor een controller zijn immers andere data van toegevoegde waarde dan voor een HR Adviseur. In alle gevallen moet de basis op orde zijn. Je moet data bijhouden om de kwaliteit te kunnen waarborgen. Enerzijds om zeker te weten dat je de juiste gegevens boven water haalt (het metrics-gedeelte, de feitelijke gegevens voor rapportage) en anderzijds om de juiste verbanden te kunnen leggen (het analytics-gedeelte waarbij je kijkt naar oorzaken, verbanden en vervolgens voorspellingen doet).  Dion zegt tot slot: “Het actueel houden van data is inderdaad een aandachtspunt dat ik tegenkom in vrijwel ieder optimalisatietraject als het gaat om E-HRM. De presentatie van Sanne en Mathijs heeft ons weer op scherp gezet.”

PS Als ervaren HR-professional interesse in ons netwerk? Neem dan contact op om de mogelijkheden te bespreken.

Esther de Haan en Dion Dorrestijn over dit basiselftal

Staat jouw organisatie aan de vooravond van het (opnieuw) inrichten van een e-hrm systeem? Dan gaan we ervan uit dat je dat project wilt laten slagen. Daarom laten we je kennismaken met het WeAreHR! basiselftal.

Esther de Haan en Dion Dorrestijn, partner en associate bij WeAreHR!-digital, zetten dit elftal in als zij organisaties begeleiden bij het aanbesteden, inrichten, implementeren of functioneel beheren van hun e-hrm systeem.

Succesvol doorlopen van (e-hrm) project
Bij ieder project is de startvraag: wat is er voor nodig om het succesvol te doorlopen? In het geval van e-hrm is de vraag nog specifieker: hoe laat je de software op het gebied van HR uiteindelijk succesvol in je organisatie renderen?

Esther de Haan: “Al vanaf de eerste keer dat ik bij een organisatie binnenstap, zwaai ik met de elf inrichtingsprincipes, ons basiselftal, eigenlijk een soort spelregels.  Een basiselftal bekt lekker en is een knipoog naar onze sponsoring van Excelsior. Maar ook mensen die niets met voetbal hebben, kunnen zich er direct iets bij voorstellen en de regels daardoor makkelijker onthouden. Dat helpt enorm in het proces. Als je het vooraf namelijk met elkaar eens bent over deze regels, dan vergemakkelijkt dat de besluitvorming later in het proces. Je kunt steeds teruggrijpen op de inrichtingsprincipes waar je het al over eens was.”

Baat bij de elf inrichtingsprincipes
Het toepassen van de elf inrichtingsprincipes is van toegevoegde waarde voor organisaties die nog niets (of slechts een beperkt deel) hebben gedigitaliseerd op het gebied van HR en de overstap gaan maken. Het kan ook zijn dat het digitale systeem achterhaald is door de werkelijkheid en er een frisse wind door processen en het systeem moet gaan. Esther merkt dat het basiselftal leeft bij haar klanten. Esther: “In moeilijke fases, bijvoorbeeld tijdens de implementatie, helpt het hen om scherp te blijven. Sommigen printen de lijst zelfs uit en hangen hem op. Tegelijkertijd zeggen elf regels op papier niet alles. Het gaat leven als je er mee aan  de gang gaat; onze consultants begeleiden dat vaak. Zie ons als een coach die het team begeleidt om de digitale basis op orde te brengen.”

Kwaliteit van data
In het geval van e-hrm speelt de kwaliteit van data een hoofdrol. Daarom gaan twee inrichtingsprincipes over de eigen verantwoordelijkheid van zowel medewerker als werkgever voor het invullen en actueel houden van gegevens.

Dion: “Sommige organisaties neigen er toch naar dit door te schuiven naar medewerkers met een ondersteunende functie rondom een leidinggevende. Voor de kwaliteit van data is het echter belangrijk dat iemand het invult die dicht bij de informatiebron zit. In dit geval de leidinggevende zelf. HR-adviseurs of HR-businesspartners adviseren vooraf en spelen geen rol in het administratieve proces.”

“Het systeem gaat een gesprek niet uit de weg”

Esther: “De informatie die de medewerker invult, mag geen verrassing zijn voor de werkgever. Andersom trouwens ook niet. Het systeem gaat een gesprek niet uit de weg. Dus als een medewerker zich ziekmeldt in het systeem dan gaat dat nog altijd gepaard met een belletje of berichtje naar de leidinggevende.”

Over mensen, het systeem en de processen
Met alleen het invoeren van een systeem voor e-hrm ben je er volgens Esther en Dion niet. Er zit altijd een veranderkant aan; mensen moeten begrijpen waarom iets moet. Elk e-hrm project gaat daarom over mensen, het systeem én de processen. Esther: “Overigens houden we die eerst altijd tegen het licht voordat we ze gaan automatiseren. We automatiseren niet zoals het nu gaat maar gaan er eerst met de stofdoek overheen. Wat kan handiger of beter? Vervolgens gaan we digitaal doen wat digitaal kan, aansluitend bij de mogelijkheden van een pakket. Waarbij er, zonder uitzonderingen, voor elk onderdeel nog maar één proces overblijft. Dus één proces voor indiensttreding, één manier van verlengen etc. Je wilt niet voor iedereen een uitzondering maken. Dan wordt het onwerkbaar. Voor de 20% uitzonderingen zetten we de artiesteningang, of liever gezegd, de spelerstunnel in. Houd het simpel!”

Van controle naar vertrouwen
Eén van de andere inrichtingsprincipes is dat je beweegt van controle naar vertrouwen. Dion: “Daarin is niet elke organisatie even ver. Daarom is het zo belangrijk om mensen hoog in de organisatie overtuigd mee te krijgen en eindgebruikers te betrekken bij de (her)inrichting en e-hrm. Het is ieders feestje en niet alleen van HR! Dat principe gebruik ik altijd. Iederéén staat midden op het veld en komt aan de bal. Niemand staat aan de zijlijn. Het hangt van de organisatie af in hoeverre je ze vanaf de start van een project alle elf direct gaat gebruiken, of eerst een enkel principe opstelt en van daaruit verder gaat ontwikkelen.”

Esther: “Sommige organisaties zijn inderdaad nog niet zover dat ze alle inrichtingsprincipes kunnen toepassen. In dat geval zet je het elftal in als een groeimodel waarbij je werkt van controle naar vertrouwen. Dat is echt nodig als je medewerkers zelf verantwoordelijk maakt voor het invoeren en bijhouden van hun persoonlijke gegevens in e-HRM. Voor organisaties die daar huiverig voor zijn, vergelijk ik het met de zelfscankassa’s bij bijvoorbeeld Albert Heijn of JUMBO. Controles zijn alleen achteraf en steekproefsgewijs. Als de kruidenier dat kan, dan moet dat binnen HR toch ook lukken? Als je de verantwoordelijkheid voor het invullen van declaraties bij medewerkers zelf legt, ga je niet meer elke declaratie controleren. Je doet dat slechts steekproefsgewijs. Mensen treden over het algemeen niet bij je in dienst om de boel te flessen.”

Begeleiding bij een e-hrm project in jouw organisatie? Mail naar WeAreHR!: info@wearehr.eu

Als HR-adviseur interesse om je aan te sluiten bij WeAreHR!? Mail ook dan naar info@wearehr.eu