Voor organisaties die afgelopen jaar een nieuw E-HRM-systeem implementeerden, is de eerste verloning een spannend moment. Dan blijkt immers pas echt of de hele implementatie van het nieuwe E-HRM systeem goed is gegaan. Wouter van Gerderen, associate binnen WeAreHR! Digital, is daarom terecht trots op het succesvol live gaan van onder andere AFAS bij diverse organisaties.
Wouter van Gerderen vervulde in 2022 bij diverse klanten de rol van projectleider E-HRM, net als de andere We-ers Michel van Manen, Esther de Haan en Hans van der Velden. Wouter: “We hebben het Horizon- en Regiocollege, het Da Vinci College en De Rooyse Wissel live gebracht naar de AFAS-omgeving. Gemeente Bernheze hielpen we om succesvol over te gaan naar Visma/Raet. We bewandelen met onze klanten een vergelijkbaar pad. Daarom is het fijn om als projectleiders onderling onze kennis binnen WeAreHR! Digital te kunnen delen. Onze klanten profiteren daarvan, zeker bij zulke omvangrijke opdrachten als deze. Het is prettig om op elkaar terug te kunnen vallen. We hebben voor 80% dezelfde aanpak gecombineerd met onze eigen stijl. Wat we vanuit WeAreHR! Digital als projectleider allemaal altijd doen, is het klantbelang centraal stellen.”
Overstap naar ander e-hrm-systeem
Bij het overstappen naar een andere E-HRM systeem gaat het al snel over tientallen HR-processen die worden omgezet; van in en uit dienst tot verlofaanvraag. Wouter: “Daar gaan heel wat stappen aan vooraf. Precies de reden waarom zulke trajecten veel capaciteit vragen, vooral op het gebied van de salarisadministratie, functioneel beheer en communicatie. Regelmatig wordt daarom bij een implementatie externe capaciteit betrokken. Als projectleider houden wij het overzicht, zijn alert op de voortgang, springen bij de werkgroepen* bij waar nodig en kijken voortdurend vooruit. Dit doen we ook vanuit onze ervaring bij andere klanten. Zodoende hebben we diverse geslaagde voorbeeld processen ‘op de plank liggen’. Die kennis delen we graag.”
*meestal gaat het om de werkgroepen HR, salarisadministratie, communicatie, koppelingen, migratie en testen
Succesvol live gaan
Het succesvol live gaan, staat of valt volgens Wouter met het tijdig nemen van beslissingen, bijvoorbeeld het vaststellen van beleid, processen en het opschonen van tabellen. Wouter: “Als dan eind januari blijkt dat de betaling van de salarissen van zo’n vierduizend medewerkers bij deze projecten goed is gegaan, dan mogen we daar best even bij stil staan en enorm trots op zijn.”
Start tijdig met een overstap naar een ander E-HRM systeem
Overstappen naar een ander systeem gebeurt altijd per januari. Om tijdig klaar te zijn, moet je terugrekenen. Wil of moet je overstappen per januari 2024? Dan moet je nu starten of gestart zijn met het bepalen van je vraag en het vormen van een projectgroep.
Ben je aanbestedingsplichtig? Houd dan rekening met langere termijnen. Jouw organisatie heeft de tijd hard nodig om een nieuw E-HRM pakket te selecteren en vervolgens te implementeren! WeAreHR! Digital kan in dit proces zowel de rol van projectleider vervullen als de rol van adviseur implementatie. Zowel met het aanbesteden als met de implementatie zelf hebben we veel ervaring. WeAreHR! Digital werkt onafhankelijk van een softwareleverancier en heeft expertise in huis van alle systemen, waaronder van AFAS en Visma/Raet.
Zie over het live zetten van nieuwe processen ook het eerder verschenen artikel ‘eerste verloning na migratie’ van Esther de Haan.
Heeft jouw organisatie per 1 januari 2024 of later een nieuw E-HRM pakket nodig? Oriënteer tijdig! Begin met een belletje naar WeAreHR! Digital, Esther de Haan: 06 – 40 59 63 38 of Wouter van Gerderen 06 – 47 90 07 31.
WeAreHR! helpt je met onze best practices graag op weg!