TERUGBLIK OP BEGELEIDING VAN PROJECTMANAGER BIJ DE IMPLEMENTATIE EN LIVEGANG AFAS
Duo-interview met Falco Raven en Esther Dijkstra-Abbing
Twee mbo-colleges in Noord-Nederland – het Regio- en het Horizoncollege – stonden voor dezelfde opgave: de implementatie van een nieuw E-HRM systeem. De colleges besloten in dit proces met elkaar op te trekken. Na de aanbesteding bleef AFAS over als de meest geschikte optie.
Falco Raven, teammanager personeels- en salarisadministratie bij het Regiocollege, was als werkgroepleider voor het onderdeel payroll bij de implementatie betrokken. Samen met Esther Dijkstra-Abbing blikt hij terug op het proces. Esther is lid MT bedrijfsvoering en leidinggevende van onder andere het team personeel- & salarisadministratie bij het Horizoncollege. Bij dit project was zij lid van de werkgroep verandering en communicatie. Esther: “En een verandering is het. We hebben dan ook veel geïnvesteerd om medewerkers bij deze verandering te begeleiden. Want wennen is het voor veel medewerkers; het vorige pakket ging dertien jaar mee.”
Impact nieuw E-HRM systeem
Beide colleges, met in totaliteit zo’n 1.900 medewerkers, waren zich bewust van de impact van een nieuw E-HRM systeem. Falco: “Het advies van AFAS was om een ervaren projectleider in te schakelen voor de implementatie. Dat is nodig, want je moet het hele systeem als het ware gaan vullen. Iets wat je niet zomaar even naast je gewone werk kunt doen.”
Esther: “We stelden onszelf de vraag of we deze expertise zelf in huis hadden. Op het gebied van ICT was die kennis er, maar niet op het gebied van HR. Vanwege het belang van dit primaire proces, concludeerden we dat een externe projectleider die neutraal onze belangen zou behartigen een verstandige zet zou zijn.”
Keuze voor externe projectleider
Falco: “Vervolgens kregen we van onze accountmanager van AFAS enkele namen van mogelijke projectleiders door. Daar zat Esther de Haan van WeAreHR! ook tussen. Ik zal het eerste contact met haar niet snel vergeten. Ik kreeg haar aanvankelijk niet te pakken maar ze belde terug toen ik aan het wandelen was in Drenthe. Terwijl ik tussen de hunebedden stond, volgde een leuk gesprek. Overigens zat haar agenda op dat moment te vol om het intensieve traject met ons ernaast te doen. Zodoende stelde zij haar collega, Michel van Manen, voor. Met een vertegenwoordiging vanuit beide colleges volgde een soort intakegesprek met hem. Dat gaf direct een goed gevoel. Michel is een doorgewinterde projectleider.”
Esther: “Met hem hadden we net zo’n klik. Die klik is belangrijk om het proces goed te kunnen laten verlopen. Voor hem waren wij de ogen en oren van de organisatie. Michel is toegankelijk, geïnteresseerd en toonde daadkracht. Waar het nodig was in het proces kon hij escaleren. Hij zag ook goed wat wij nodig hadden als school.”
Samen optrekken in implementatieproces
Falco: “We hebben er bewust voor gekozen om als Regio- en Horizoncollege samen op te trekken in dit proces. Ook met het oog op een nog intensere samenwerking in de toekomst. We keken steeds naar hoe we naar één standaard konden toewerken. Soms pakte dat gunstiger uit voor het Horizoncollege, soms voor het Regiocollege. Michel laveerde daartussen en verdeelde zijn tijd goed tussen beide locaties. Hij hield regie op alle processen en oefende waar nodig druk uit op de ketel. Persoonlijk vond ik het wel echt jammer dat hij het laatste stukje – de livegang – net niet zelf kon afmaken, wegens zijn al geplande reis naar Nieuw-Zeeland.”
Esther: “Aan de andere kant, Esther de Haan stapte op een rijdende trein en pakte het goed over. Zij wist wat er speelde. De overdracht binnen WeAreHR! was goed verlopen.”
Falco: “Het leuke was ook dat Michel wel uit het zicht was maar niet uit het hart; hij bleef betrokken en informeerde zelfs vanuit Nieuw-Zeeland naar hoe de eerste verloning was gegaan.”
Succesvolle eerste salarisrun als uitkomst
Esther: “Die eerste salarisrun is best spannend én moet ook gewoon goed gaan. Dat is gelukt! Een succes waar echt wel even bij stil hebben gestaan met de mensen in de werkgroepen. Zij hebben er allemaal veel tijd in gestoken.”
Falco: “Die eerste succesvolle verloning was de uitkomst van een intensief samenwerkingsproces van elf maanden. Zonder de twee externe applicatiebeheerders hadden we het overigens niet gered. Ook dat was een goede tip van Michel en Esther van WeAreHR! om hen te laten aanhaken; het werk dat Martijn en Sammy verzetten, is enorm waardevol. Ook nog in deze nazorgfase.”
Esther: “Precies. Je hebt maar één kans om het goed te doen. En dat is gebeurd. We kijken terug op een mooi project en een goede implementatie. Bij een vergelijkbaar groot project zou ik het op dezelfde manier aanpakken.”
