Maand: april 2021

Nu de pandemie ons meer dan een jaar bezighoudt, vragen Michel van Manen en Marieke Heesakkers zich hardop af wat de impact daarvan is voor HR-teams in de zorg.

Impact pandemie

De impact van de pandemie op allerhande HR-thema’s geldt voor veel sectoren, en in extreme mate voor de zorg. Al deze veranderingen zijn aanleiding voor Michel en Marieke om dit onderwerp samen nader te beschouwen. Michel en Marieke hebben beiden veel interim-ervaring in de zorg. Michel begeleidde HR-teams in de meest uiteenlopende zorgorganisaties; van jeugdzorg en gehandicaptenzorg tot de geestelijke gezondheidszorg. Marieke werkte voorheen in de verpleeg-, en thuiszorg, momenteel in de ziekenhuiszorg.

Herwaardering voor de zorg
Marieke en Michel bemerken dat de gehele zorgsector door de pandemie in een ander daglicht is komen te staan. Marieke: “De herwaardering voor het werken in de zorg is maatschappelijk groeiende. Overigens net als in andere sectoren als onderwijs en kinderopvang. Dat merk ik bijvoorbeeld aan de acties die er vanuit andere branches nog steeds zijn om zorgmedewerkers een hart onder de riem te steken. Overigens vraag ik me af of ieder die in de zorg werkt, dat zo ervaart.”

Herbezinnen op loopbaan
Wat beiden opvalt, is dat mensen die voorheen in de leisure en horeca werkten, de zorg als een stabiele sector zien als het gaat om (goed) werkgeverschap. Zij maken of overwegen daarom een loopbaanswitch, omdat zij in de zorg hun competenties als servicegerichtheid prima kwijt kunnen. Marieke: “Aan de andere kant herbezinnen medewerkers die al in de zorg werken zich op hun loopbaan. Immers, het werk van nu is heftiger dan wat ze ooit hadden kunnen bedenken. Toch zie ik niet meer uitstroom dan voorheen. Dat is ook logisch, want in een crisis als deze blijven medewerkers zitten. Over het algemeen zijn zorgmedewerkers zeer loyaal. Zij houden in deze onzekere periode vast aan wat vertrouwd is. Daardoor raakt de arbeidsmarkt meer op slot. ”

Stevige uitdaging voor HR bij ondersteuning van huidige teams
Michel: “Onderdeel van goed werkgeverschap is om de groep die hun werk – terecht- als heftig ervaart in dit proces te helpen. Een stevige uitdaging voor teams en dus ook voor HR. Hoe ondersteunt HR de leidinggevenden en lijnmanagers om zo goed mogelijk voor hun eigen teamleden te zorgen?

Marieke: “Daar ligt een grote kans voor HR. Dit is dé kans om dichter op de werkvloer te zijn, dáár waar het gebeurt. In mijn huidige werkkring zie ik dat er vanuit HR oog en oor voor medewerkers is en dat de zij actief en flexibel met managers meedenken over interventies vanuit HR.”

Michel: “Zo belangrijk om juist nu náást de manager te staan en met hen in gesprek te gaan over wat zij bij hun medewerkers zien en wat nodig is voor hun functioneren en welbevinden. Mocht je er nog in zitten, dan is nu het moment om uit de ivoren toren te komen; in deze periode kun je als HR-mens het verschil maken. Dat vergt wel lenigheid.”
Marieke: “En lef. Lef en lenigheid om eerder dan de rest van de organisatie veranderingen te verwerken en daarvan te herstellen. Als dat je als HR-professional goed lukt ben je namelijk eerder in staat om de ander te helpen en kun je juist nu onwijs veel voor de lijnmanager betekenen.”

Aantrekken van nieuwe medewerkers gaat onverminderd voort
Michel: “Daarnaast vraagt de lange termijnuitdaging om aandacht van HR. Het kwalificeren van voldoende mensen blijft van belang om aan de huidige en toekomstige vraag te voldoen.”

Marieke: “Meer mensen denken na over een loopbaan in de zorg. Zij kijken er met een positieve bril naar. Tegelijkertijd zijn er nog steeds moeilijk vervulbare vacatures, zoals de functies op mbo-niveau-3 en -4 en de functies voor hbo-verpleegkundigen. De nood is op veel plaatsen goed voelbaar. Er waren al stimulerende maatregelen om het werken in de zorg te stimuleren, zoals baangaranties en omscholingstrajecten. Die weg wordt vaker bewandeld dan voorheen.”

Doorgaan met leren en ontwikkelen
Michel: “Kortom, HR-teams krijgen veel op hun bordje, waarbij zij hun aandacht moeten verdelen tussen de ondersteuning van de teams, het invullen van vacante posities (onder andere door ziekteverzuim) en het aantrekken van nieuwe mensen. Intussen moet het opleiden en ontwikkelen van medewerkers gewoon doorgaan.”

Marieke: “Klopt, want veel opleidingen zijn beroepsgerelateerd en gericht op het behouden van een registratie. Dat kun je niet stilleggen. Bij de eerste lockdown gebeurde dat overigens voor een korte periode wel. Maar redelijk snel daarna ontstonden er allerlei online opleidingsvarianten. Mensen zijn daar inmiddels aan gewend. Inmiddels zie je dat minder beroepsgerichte opleidingen, zoals leiderschapsontwikkeling, ook weer worden opgepakt.”

Michel: “Klassikaal opleiden was al op zijn retour. Corona heeft dit proces versteld. Live ontmoetingen blijven van toegevoegde waarde. Daardoor zie je nu ook meer hybride opleidingsvormen ontstaan; een combinatie van online sessies en trainen op locatie in een klein groepje. Mensen hebben geaccepteerd dat dit onderdeel is van hun werk. Ik merk dat zij zelfs enthousiast zijn over deze manier van opleiden. Dat zegt iets over hun veerkracht; zij passen zich aan.”

Grootste uitdaging
Marieke en Michel besluiten hun beschouwing met wat volgens hen momenteel de grootste uitdaging is. Marieke: “Dat is, naast alles wat we al gezegd hebben, toch wel hoe je kunt faciliteren dat medewerkers elkaar kunnen blijven ontmoeten. Oók voor de ditjes en de datjes. Alleen functioneel samenwerken is voor veel medewerkers namelijk niet genoeg.”
Michel: “Om dat allemaal voor elkaar te krijgen, dát vereist echt lef en lenigheid! Op naar een driedubbele axel voor HR.”

Geïnspireerd? Meer weten? Neem vrijblijvend contact op met WeAreHR!.

Door: Esther de Haan-Luijer, associate WeAreHR!

Openbaar aanbesteden is een must voor alle non-profitorganisaties bij inkoopwaardes van meer dan 214.000 euro. Als het gaat om het afsluiten van een (nieuw) contract voor E-HRM zit je al snel aan dit bedrag. Het gaat immers om de waarde van de gehele contractduur.
Esther de Haan-Luijer van WeAreHR! heeft zich gespecialiseerd in het begeleiden van non-profit organisaties bij dergelijke Europese aanbestedingen en de implementaties van E-HRM systemen. In dit artikel vertelt zij meer over het aanbestedingsproces, met 7 tips voor organisaties die E-HRM Europees moeten aanbesteden. Overigens ook lezenswaardig voor commerciële bedrijven die tenders uitschrijven.

Openbaar aanbesteden – waarom ook weer
De aanbestedingswet heeft als doel een eerlijke, open en transparante marktwerking. Daarbij moeten alle aanbieders een eerlijke kans krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Daarom mag je een contract niet zomaar verlengen, zelfs al ben je nog zo tevreden over de huidige aanbieder. Als het gaat om de inkoop van een E-HRM pakket gelden deze Europese aanbestedingsregels ook. Ik merk dat veel organisaties zo’n inkooptraject liefst volledig zelf willen regelen, maar aanlopen tegen gebrek aan capaciteit en expertise. En dan wordt het al snel taai en spannend.

Gids in aanbestedingsproces
Aanbesteden van E-HRM systemen is voor de meeste organisaties geen dagelijkse kost. Het komt vaak maar eens in de acht a tien jaar voor. Dat bemoeilijkt het formuleren van reële wensen en het beoordelen van leveranciers. Omdat wij de markt én de inhoud van de E-HRM pakketten kennen, mede door korte lijnen met de leveranciers, is dat voor ons makkelijker. De investering in het uitbesteden van de begeleiding van zo’n traject verdient zich daardoor snel terug. Dit vanwege de karrevracht aan ervaring en kennis die we meenemen over onder andere projectplannen en het formuleren van eisen en gunningscriteria. In iedere aanbesteding is dat natuurlijk anders, maar de formats kennen wij door en door. Ook voor de veranderkant én het creëren van draagvlak hebben we legio voorbeelden van wat wél, maar ook wat níet werkt. Mijn uitdaging in dit soort trajecten is om de ander met humor door het proces heen te loodsen en taaie kost toegankelijk te maken. Zo leuk om dan het vertrouwen van de aanbestedende partij te zien groeien in het proces!

E-HRM – waar gaat het over
Als we het hebben over E-HRM dan bedoelen we het systeem voor allerlei administratieve HR-processen. Zoals werving en selectie, het aannemen van medewerkers, mutaties in het dienstverband, verlofaanvragen, declaraties, ziektedagen etc. Waar je vroeger een personeelsinformatiesysteem had, is er nu een selfserviceschil voor medewerkers en leidinggevenden. Zij zijn zélf verantwoordelijk voor het goed doorvoeren van mutaties, hebben inzicht in al deze gegevens en kunnen vastgelegde afspraken makkelijk terugvinden. Naast de meest gebruikelijke basisfuncties (de correctie uitbetaling van het salaris en een veilig beheer van persoonlijke gegevens), is een E-HRM systeem uit te breiden met allerlei modules, zoals voor werving en selectie, een digitale gesprekscyclus en een onboarding-programma. De uitdaging voor organisaties is daarom om dát systeem te kiezen dat past bij hun organisatie, nu én in de toekomst.

Het E-HRM systeem voor jouw organisatie
Hoe krijg je het pakket dat je wilt? Mijn startvraag is altijd wat een organisatie wil bereiken met E-HRM. ‘Durf te dromen’ zeg ik tegen de partijen die ik begeleid bij het uitwerken van een aanbesteding. Waar sta je nu en waar wil je over acht jaar staan? Ik breng vervolgens de realiteitszin wel weer terug. Na het smart formuleren van de doelstellingen en het bepalen van de scope, leggen we de uitvraag op hoofdlijnen vast. In een aantal inhoudelijke werksessie hebben we daarna in een paar stappen een uitvraag voor de markt die past bij de organisatie en de vraagstelling. Ik begeleid dit in hapklare brokken, stap voor stap, overzichtelijk en praktisch. Overigens zorgt een systeem alleen niet voor succes. Echt succes ontstaat pas op het snijvlak van mensen, processen en systemen.

Een migratie kost tijd – begin op tijd
Een pakketovergang vindt altijd plaats per 1 januari, bij het ingaan van een nieuw fiscaal jaar. Een harde deadline waar je in het hele traject naar toe werkt. Iedere medewerker wil immers op tijd zijn salaris ontvangen op het juiste bankrekeningnummer. Om meer tijd voor de daadwerkelijke migratie over te houden, is slim plannen noodzakelijk. Dat betekent vooral tijdig een aanbestedingstraject opstarten. Loopt je contract met de huidige leverancier op 1 januari 2023 af? Start dan nu al met het traject. Je kunt het contract maar vast gegund hebben.

Tijdsinvestering in aanbestedingstraject
Het voorbereiden van een aanbestedingstraject vraagt gemiddeld drie maanden. In coronatijd heb ik materiaal ontwikkeld om deze voorbereiding volledig online te doen. De tijd die ik voorheen in de auto zat, besteed ik nu aan het begeleiden van extra klanten. Veel leuker! Ook na corona zal ik gedeeltelijk doorgaan met de online begeleiding. Van het formuleren van de doelstellingen en het organiseren van klankbord- en stuurgroepen tot overleg met de or en het klaarmaken van documenten voor de inkoop. Heel veel kan digitaal, maar het menselijke contact ….daar word ik toch wel het meest blij van!
De aanbesteding zelf, die ik vaak ook procesmatig begeleid, vraagt nog eens gemiddeld vier maanden. Dan ben je dus in totaal zeven maanden verder. Vervolgens hangt het af van de uitkomst hoeveel tijd nog nodig is voor een soepele contractovergang- of verlenging. Als er sprake is van de overgang naar een andere leverancier, dan is nog minstens driekwart jaar nodig om processen opnieuw toekomstbestending in te richten en gegevens tijdig te converteren.

Kans voor HR-specialisten met een passie voor E-HRM
Gek genoeg wordt in de huidige opleidingen voor HRM relatief weinig aandacht besteed aan E-HRM. Daarom is het mijn missie om meer HR-professionals te interesseren in dit vakgebied, hen op te leiden en aan WeAreHR! te verbinden. Een goede E-HRM specialist heeft het beste van drie werelden in zich, namelijk verstand van processen, van systemen en van de (menselijke) veranderkant. Stop daar een flinke dosis humor en daadkracht tegenaan, en projecten gaan vliegen! Samen kunnen we dan vanuit WeAreHR! alle organisaties verder helpen die worstelen met aanbestedingstrajecten of pakketselecties. Ik kan úren over mijn vak vertellen! Oprecht kan ik zeggen dat ik van alle bestaande beroepen één van de leukste heb. Wil je meer weten? Bel! Ik deel graag mijn ervaringen met je!

7 Tips voor Europees aanbesteden van E-HRM
1. Begin tijdig.
2. Denk goed na over je uitvraag.
3. Ga gluren bij de buren. Dit voor inspiratie en informatie over bijvoorbeeld vormvereisten. Mijn ervaring is dat organisaties, in ieder geval mijn klanten, graag hun kennis hierover delen. Bel me gerust om te vragen naar een referent.
4. Bel WeAreHR! voor goede projectbegeleiding.
5. Wees niet bang om het aanbestedingstraject op te starten. Gewoon doen! Het is niet zo groots en heftig als het wellicht op het eerste gezicht lijkt. Hik er niet tegenaan, maar hup ..doen!
6. Organiseer een modeshow voor de marktconsultatie. Daar bedoel ik inspiratiesessies mee vooruitlopend op de aanbesteding. Het geeft leveranciers de kans om te laten zien wat ze kunnen maar het geeft je als aanbestedende partij ook meer feeling met de mogelijkheden. Op deze manier betrek je leveranciers al in een vroeg stadium bij het publiceren van de aanbesteding én laat je e-HRM vast leven in je organisatie.
7. Creëer draagvlak. E-HRM is níét het feestje van HR. De eindgebruiker staat centraal, ofwel de medewerkers en de leidinggevenden. Zij moeten ermee werken. Betrek hen er dan ook zo snel mogelijk bij!

PS Deze 7 tips zijn net zo goed bruikbaar voor profit-organisaties. Je bent dan weliswaar niet verplicht om een tender uit te schrijven, maar het mág wel voor een eerlijke vergelijking tussen diverse aanbieders.

Over Esther de Haan – Luijer (Kortenhoef)
Esther de Haan – Luijer is gespecialiseerd in het Europees aanbesteden van E-HRM-systemen. Het professionaliseren, innoveren en digitaliseren van HR-processen voornamelijk bij overheids-, onderwijs-, gemeentelijke – en zorginstellingen is haar andere expertise. Om nog meer te kunnen ondernemen, is Esther in 2019 associate bij WeAreHR! geworden. Wie Esther inschakelt, krijgt behalve haar expertise, de factor humor erbij. Haar kracht is om taaie kost op zo’n manier toegankelijk te maken dat mensen er energie van krijgen. Esther is het meest in haar element als zij anderen ziet groeien in het proces en ziet dat zij hun (digitale) schubben van zich af schudden door bezig te zijn met digitaliseren en optimaliseren.

Geïnspireerd? Meer weten? Neem vrijblijvend contact op met WeAreHR!.