Begin dit jaar gingen diverse E-HRM systemen, die wij bij non-profit organisaties implementeerden, succesvol live. Vanuit WeAreHR! begeleidden wij deze organisaties bij zowel de aanbesteding en pakketselectie als implementatie. We voegen daar ook advisering over en ondersteuning bij de inrichting van functioneel beheer aan toe. “E-HRM kan niet zonder functioneel beheer” stelt Bas van de Veen. Als HR-consultant/-projectleider is hij gespecialiseerd in het inrichten, optimaliseren én onderhouden van digitale HR-processen.

Functioneel beheer gaat over alle activiteiten die nodig zijn om een systeem aan de gang te houden. Denk daarbij aan het tijdig doen van updates, het testen van nieuwe releases, het regelen van autorisaties en het doen van de juiste acties als een systeem vastloopt. De functioneel beheerders HR zijn de spin in het web tussen gebruikers en leveranciers van E-HRM-pakketten. Meestal oplossingsgerichte ict’ers die naast hun kwaliteiten op systeemgebied sociaal sterk zijn. Bas: “Gek genoeg is functioneel beheer bij onderwijsinstellingen, zorgorganisaties en gemeentelijke en andere overheidsorganisaties – vaak met zo’n 300 a 500 medewerkers – een ondergeschoven kindje. Ook omdat het functioneel beheer bij organisaties van die omvang complexer wordt. De software moet steeds meer kunnen. Ook zijn de cao en wet- & regelgeving vaak moeilijk te vertalen naar een goede oplossing in het E-HRM pakket omdat het maar op een deel van de medewerkers betrekking heeft. Om die reden moet een functioneel beheerder veel en brede kennis hebben. Investeren in goed functioneel beheer loont, want het zorgt voor continuïteit in je organisatie.”

Ondersteuning bij vertaalslag gewijzigde wetgeving naar E-HRM systeem

Met de komst van digitale HR-systemen regelen medewerkers steeds meer mutaties zelf; van verlofaanvraag tot het doorvoeren van een adreswijziging. Bas: “Nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving kan een enorme impact hebben op je digitale HR-systeem. Zo is de invoering van de nieuwe wet ouderschapsverlof (per augustus 2022) een goed voorbeeld van een grote wijziging met veel impact. Daar bedachten we als HR-consultants vanuit WeAreHR! Digital een oplossing voor die bij meerdere organisaties inzetbaar is. Een andere ontwikkeling is de invoering van de omgevingswet. Als consultants E-HRM houden we ervan om te puzzelen op een vertaling van deze nieuwe wet- en regelgeving naar het E-HRM pakket. Met de functioneel beheerders in ons netwerk delen we die oplossing. Zo kunnen we meerdere organisaties tegelijk helpen met het maken van de juiste vertaalslag van wetgeving naar hun E-HRM systeem.”

Uitbesteden functioneel beheer
Organisaties die het functioneel beheer HR in eigen huis regelen, zullen ervaren dat goed functioneel beheer al snel een dagtaak is voor een eigen medewerker. Door het functioneel beheer uit te besteden, is het mogelijk om tijdwinst te boeken. Bas: “We hebben de kennis van updates en releases al in huis. Dat gaat om algemene kennis die we op de juiste manier vertalen naar een specifieke klantoplossing. We kunnen daardoor meerdere organisaties tegelijk laten profiteren van onze kennis. En doordat we vaak al bij de aanbesteding, pakketselectie en/of implementatie betrokken waren, kunnen we ook makkelijker adviseren over en ondersteunen bij de inrichting van functioneel beheer. Regelmatig leveren we ook de concrete extra handen die nodig zijn voor het functioneel beheer. Zo wordt een organisatie direct ontzorgd door de levering van dezelfde kwaliteit van een vertrouwde partij.”

PS Via WeAreHR! Digital aan de slag met functioneel beheer HR? Neem contact op met Bas van de Veen, basvandeveen@wearehr.eu, mob. 06 15 24 93 29

WeAreHR! Digital werkt pakketonafhankelijk en heeft specialisten in huis met kennis van diverse E-HRM systemen, denk aan AFAS, YouForce en VismaRaet.