Esther de Haan en Dion Dorrestijn over dit basiselftal

Staat jouw organisatie aan de vooravond van het (opnieuw) inrichten van een e-hrm systeem? Dan gaan we ervan uit dat je dat project wilt laten slagen. Daarom laten we je kennismaken met het WeAreHR! basiselftal.

Esther de Haan en Dion Dorrestijn, partner en associate bij WeAreHR!-digital, zetten dit elftal in als zij organisaties begeleiden bij het aanbesteden, inrichten, implementeren of functioneel beheren van hun e-hrm systeem.

Succesvol doorlopen van (e-hrm) project
Bij ieder project is de startvraag: wat is er voor nodig om het succesvol te doorlopen? In het geval van e-hrm is de vraag nog specifieker: hoe laat je de software op het gebied van HR uiteindelijk succesvol in je organisatie renderen?

Esther de Haan: “Al vanaf de eerste keer dat ik bij een organisatie binnenstap, zwaai ik met de elf inrichtingsprincipes, ons basiselftal, eigenlijk een soort spelregels.  Een basiselftal bekt lekker en is een knipoog naar onze sponsoring van Excelsior. Maar ook mensen die niets met voetbal hebben, kunnen zich er direct iets bij voorstellen en de regels daardoor makkelijker onthouden. Dat helpt enorm in het proces. Als je het vooraf namelijk met elkaar eens bent over deze regels, dan vergemakkelijkt dat de besluitvorming later in het proces. Je kunt steeds teruggrijpen op de inrichtingsprincipes waar je het al over eens was.”

Baat bij de elf inrichtingsprincipes
Het toepassen van de elf inrichtingsprincipes is van toegevoegde waarde voor organisaties die nog niets (of slechts een beperkt deel) hebben gedigitaliseerd op het gebied van HR en de overstap gaan maken. Het kan ook zijn dat het digitale systeem achterhaald is door de werkelijkheid en er een frisse wind door processen en het systeem moet gaan. Esther merkt dat het basiselftal leeft bij haar klanten. Esther: “In moeilijke fases, bijvoorbeeld tijdens de implementatie, helpt het hen om scherp te blijven. Sommigen printen de lijst zelfs uit en hangen hem op. Tegelijkertijd zeggen elf regels op papier niet alles. Het gaat leven als je er mee aan  de gang gaat; onze consultants begeleiden dat vaak. Zie ons als een coach die het team begeleidt om de digitale basis op orde te brengen.”

Kwaliteit van data
In het geval van e-hrm speelt de kwaliteit van data een hoofdrol. Daarom gaan twee inrichtingsprincipes over de eigen verantwoordelijkheid van zowel medewerker als werkgever voor het invullen en actueel houden van gegevens.

Dion: “Sommige organisaties neigen er toch naar dit door te schuiven naar medewerkers met een ondersteunende functie rondom een leidinggevende. Voor de kwaliteit van data is het echter belangrijk dat iemand het invult die dicht bij de informatiebron zit. In dit geval de leidinggevende zelf. HR-adviseurs of HR-businesspartners adviseren vooraf en spelen geen rol in het administratieve proces.”

“Het systeem gaat een gesprek niet uit de weg”

Esther: “De informatie die de medewerker invult, mag geen verrassing zijn voor de werkgever. Andersom trouwens ook niet. Het systeem gaat een gesprek niet uit de weg. Dus als een medewerker zich ziekmeldt in het systeem dan gaat dat nog altijd gepaard met een belletje of berichtje naar de leidinggevende.”

Over mensen, het systeem en de processen
Met alleen het invoeren van een systeem voor e-hrm ben je er volgens Esther en Dion niet. Er zit altijd een veranderkant aan; mensen moeten begrijpen waarom iets moet. Elk e-hrm project gaat daarom over mensen, het systeem én de processen. Esther: “Overigens houden we die eerst altijd tegen het licht voordat we ze gaan automatiseren. We automatiseren niet zoals het nu gaat maar gaan er eerst met de stofdoek overheen. Wat kan handiger of beter? Vervolgens gaan we digitaal doen wat digitaal kan, aansluitend bij de mogelijkheden van een pakket. Waarbij er, zonder uitzonderingen, voor elk onderdeel nog maar één proces overblijft. Dus één proces voor indiensttreding, één manier van verlengen etc. Je wilt niet voor iedereen een uitzondering maken. Dan wordt het onwerkbaar. Voor de 20% uitzonderingen zetten we de artiesteningang, of liever gezegd, de spelerstunnel in. Houd het simpel!”

Van controle naar vertrouwen
Eén van de andere inrichtingsprincipes is dat je beweegt van controle naar vertrouwen. Dion: “Daarin is niet elke organisatie even ver. Daarom is het zo belangrijk om mensen hoog in de organisatie overtuigd mee te krijgen en eindgebruikers te betrekken bij de (her)inrichting en e-hrm. Het is ieders feestje en niet alleen van HR! Dat principe gebruik ik altijd. Iederéén staat midden op het veld en komt aan de bal. Niemand staat aan de zijlijn. Het hangt van de organisatie af in hoeverre je ze vanaf de start van een project alle elf direct gaat gebruiken, of eerst een enkel principe opstelt en van daaruit verder gaat ontwikkelen.”

Esther: “Sommige organisaties zijn inderdaad nog niet zover dat ze alle inrichtingsprincipes kunnen toepassen. In dat geval zet je het elftal in als een groeimodel waarbij je werkt van controle naar vertrouwen. Dat is echt nodig als je medewerkers zelf verantwoordelijk maakt voor het invoeren en bijhouden van hun persoonlijke gegevens in e-HRM. Voor organisaties die daar huiverig voor zijn, vergelijk ik het met de zelfscankassa’s bij bijvoorbeeld Albert Heijn of JUMBO. Controles zijn alleen achteraf en steekproefsgewijs. Als de kruidenier dat kan, dan moet dat binnen HR toch ook lukken? Als je de verantwoordelijkheid voor het invullen van declaraties bij medewerkers zelf legt, ga je niet meer elke declaratie controleren. Je doet dat slechts steekproefsgewijs. Mensen treden over het algemeen niet bij je in dienst om de boel te flessen.”

Begeleiding bij een e-hrm project in jouw organisatie? Mail naar WeAreHR!: info@wearehr.eu

Als HR-adviseur interesse om je aan te sluiten bij WeAreHR!? Mail ook dan naar info@wearehr.eu