Wat je functie in HR-land ook is, vroeg of laat krijg je te maken met HR Analytics, de analyse van de gegevens over je werknemers. Hoe je deze gegevens analyseert, hangt af van wat je informatiebehoefte is. Zo leidt de vraag naar de hoogte van het verzuim tot andere informatie dan een vraag over het verloop onder medewerkers die korter dan een jaar bij je organisatie werken.

Het belang van HR Data in het HR-vakgebied was voor Dion Dorrestijn, associate bij WeAreHR!, aanleiding om twee gastsprekers uit te nodigen voor de WAT-meeting (We Are Together) die hij begin oktober 2022 organiseerde. Leden van WeAreHR! komen maandelijks bijeen voor vakinhoudelijke verdieping. Bij toerbeurt organiseren de associates deze bijeenkomst. Sanne de Haas (HR Analist) en Mathijs Timmermans (Senior Beleidsadviseur HRM) gingen enthousiast op de uitnodiging van Dion in.

Over de gastsprekers
Sanne de Haas en Mathijs Timmermans zijn beiden verbonden aan ROC Aventus in Apeldoorn, het regionale opleidingscentrum in de stedendriehoek Apeldoorn-Deventer-Zutphen. Beiden zijn tevens gastdocent aan de HAN – University of Applied Sciences in Arnhem. Dion Dorrestijn: “Ik werk met Sanne en Mathijs samen in een optimalisatietraject voor een ROC. Eén van de businessvraagstukken daar is hoe de vakregistratie van docenten beter kan worden ingericht voor de strategische personeelsplanning. De juiste input in een systeem is immers belangrijk voor de gewenste output. Goede stuurinformatie is veelal afhankelijk van een juiste inrichting in je systemen. Zodoende was het linkje naar deze twee sprekers snel gelegd. Mathijs en Sanne hebben voor WeAreHR! een zeer interactief college over HR Data verzorgd.”

Over informatie, behoefte en toegevoegde waarde
Elke organisatie heeft een schat aan informatie over medewerkers. Maar wat doe je met al die data? De informatie zit vaak al in het systeem. Je informatiebehoefte bepaalt welke tools je nodig hebt om die informatie daadwerkelijk uit het systeem op te halen en te kunnen gebruiken. Een vraagstuk is bijvoorbeeld: hoe komt dat 60% van de medewerkers er na het eerste jaar in dienst voor kiest om toch elders te gaan werken? Wat betekent dat voor onze manier van recruitment?

Wat haal je op basis van een vraagstuk als dit aan informatie uit het systeem om je organisatie gezond te houden en bijvoorbeeld ook je verzuimbegeleiding bij te stellen of te veranderen? En hoe presenteer je dat vervolgens, in bijvoorbeeld een rapportage of dashboard? Dion: “Verschillende disciplines in de organisatie kijken anders naar de verzuimcijfers. Zo kan je de informatie over verzuimcijfers gebruiken om een begroting op te stellen maar ook om de aansturing van medewerkers anders in te vullen.”

De basis op orde
Sanne de Haas en Mathijs Timmermans benadrukten tijdens hun presentatie dat je goed moet kunnen uitleggen wat je waarom aan informatie ophaalt. En dat informatie altijd multi-interpretabel is. Zo leiden dezelfde data via interpretatie door verschillende personen tot een heel andere set aan informatie. Voor een controller zijn immers andere data van toegevoegde waarde dan voor een HR Adviseur. In alle gevallen moet de basis op orde zijn. Je moet data bijhouden om de kwaliteit te kunnen waarborgen. Enerzijds om zeker te weten dat je de juiste gegevens boven water haalt (het metrics-gedeelte, de feitelijke gegevens voor rapportage) en anderzijds om de juiste verbanden te kunnen leggen (het analytics-gedeelte waarbij je kijkt naar oorzaken, verbanden en vervolgens voorspellingen doet).  Dion zegt tot slot: “Het actueel houden van data is inderdaad een aandachtspunt dat ik tegenkom in vrijwel ieder optimalisatietraject als het gaat om E-HRM. De presentatie van Sanne en Mathijs heeft ons weer op scherp gezet.”

PS Als ervaren HR-professional interesse in ons netwerk? Neem dan contact op om de mogelijkheden te bespreken.