De implementatie en livegang van een HR- en payrollsysteem komt vaker voor. Zeker aan het begin van een nieuw kalenderjaar vieren organisaties na de livegang van een nieuw E-HRM systeem dat de eerste salarisrun goed is verlopen. Daarentegen is de implementatie van een HR- en payrollsysteem bij een bedrijf in Ethiopië niet alledaags. WeAreHR! is dan ook extra trots om hierbij betrokken te zijn.

Ontwikkelen van solide HR-basis
Hans van der Velden, medeoprichter/partner van WeAreHR!, noemt het zijn meest bijzondere opdracht tot nu toe in zijn carrière: het project om een nieuw HR- en payrollsysteem, SAP SuccessFactors, te implementeren bij ’s werelds grootste rozenkwekerij in Ethiopië, Sher Ethiopia. Hij werkte de afgelopen anderhalf jaar nauw samen met Myrna van der Poel en Monique Hoenderdos. Myrna was in die periode verantwoordelijk voor het lokale HR-team bij Sher in Ethiopië en Nederland, terwijl Monique sinds 2019 op projectbasis Sher adviseert en ondersteunt bij het ontwikkelen van een solide en professionele HR-basis.

Over Afriflora
Je staat er waarschijnlijk niet bij stil, maar de kans is groot dat als je een bos rozen koopt bij de supermarkt, de rozen uit Ethiopië komen. En zeer waarschijnlijk van Sher. Al sinds 2005 kweekt Sher rozen in Ethiopië op inmiddels drie verschillende kwekerijen, verdeeld over zo’n 450 hectare grond, vergelijkbaar met zó’n 1.000 voetbalvelden. De oudste en ook grootste kwekerij ligt aan Lake Ziway. Elke dag gaan er zo’n 3 à 4 miljoen rozen op transport naar Nederland (bron: site afriflora.nl). Vanuit Aalsmeer worden de rozen vervolgens direct geleverd, aan voornamelijk de retail. Al vrij snel na de bedrijfsstart in 2005 investeerde Sher in een school, in een ziekenhuis en in schoon drinkwater voor medewerkers en de lokale bevolking. Sinds 2018 zijn het merendeel van de aandelen van Sher overgegaan naar Sun Capital en maakte Sher de transitie van familiebedrijf naar private equity.

Start met HR-tooling
Monique Hoenderdos: “Na de overgang naar Sun Capital werd ik eind 2019 gevraagd om ‘iets’ aan HR-tooling en organisatieontwikkeling op te starten. Op HR-gebied was de organisatie zoekende, terwijl er toch 13.000 medewerkers (2024) werken, voornamelijk vrouwen. Ik ben gestart met het op orde brengen van de basis: het ontwikkelen van een functiehuis met de beschrijving van alle functies (350!) en de bijbehorende functiewaardering maar ook met het in kaart brengen van alle processen en ontwikkelen en vastleggen van beleid. Wat daarin belangrijk is, is om je Europese bril af te zetten. In Ethiopië werken dingen nou eenmaal anders, zo hebben slechts 400 van de 13.000 medewerkers een bankrekening waarop zij worden uitbetaald. De overige medewerkers ontvangen hun salaris contant in een papieren zakje aan het einde van de maand. Opdrachten als dit, kun je daarom niet vanachter je bureau in Nederland doen. Je moet regelmatig ter plekke zijn, want het is zo’n andere wereld. Niet erg, want ik heb mijn hart aan Ethiopië verpand. De mensen, de cultuur, de leergierigheid en het altijd welkom zijn in het team, hebben ervoor gezorgd dat ik de mensen in Ethiopië een warm hart toedraag. Ik ben ruim twee jaar elke twee weken naar Ethiopië gereisd en dat voelde altijd als mijn tweede thuis.”

De Europese bril af en de Afrikaanse op
Dat gevoel herkent Hans van der Velden, die vanaf augustus 2023 met enige regelmaat naar Ethiopië reisde voor zijn interim opdracht als projectmanager van de implementatie van het nieuwe HR- en payrollsysteem. Hans: “Je moet inderdaad je Europese bril afzetten. De cultuur is anders, de persoonlijke samenwerkings- en omgangsvormen zijn anders, evenals de levensstandaard en de IT-infrastructuur. Hoe leuk is het om dat zelf te mogen ervaren. In een superfijne samenwerking met Myrna, Monique maar ook met Simona Isac, projectleider aan de kant van SD Worx – implementatiepartner in dit project en onder meer verantwoordelijk voor het trainen van de lokale HR en Finance medewerkers van Sher in het omgaan met SuccessFactors.”

Myrna: “Het trainen van de gebruikers en de functioneel beheerders is belangrijk bij hoe succesvol het uiteindelijk is. De structuur staat. De tweede stap was dat mensen het echt snappen en ermee gingen werken. In oktober 2024 ging de eerste groep live en kregen ongeveer duizend medewerkers hun loon via het nieuwe systeem. De volgende groep ging in november live en vanaf februari 2025 kregen alle medewerkers hun loon via het nieuwe systeem. In dit jaar bouwen we ook verder aan het salarishuis en aan de verdere inrichting en versterking van de organisatie.”

Monique: “Vanaf augustus 2023 is het een lange reis geweest met elkaar om de mijlpaal van 1 april 2025 te bereiken, de datum waarop we officieel het project afsluiten. Een reis met ups en downs, communicatie-uitdagingen en mooie mijlpaalvieringen. Daar kijken we met z’n allen vol trots en met respect naar elkaar op terug.”

Tekst: Hennie van de Kar-Vervooren