Systeemwijzigingen worden vaak lang van tevoren aangekondigd. Logisch, als organisatie heb je even de tijd nodig om je processen daarop in te richten. Zo voert AFAS per 6 juni 2025 een wijziging door in de werving- en selectiemodule Profit. Wouter van Gerderen en Marco de Wit, aangesloten bij WeAreHR! en gespecialiseerd in AFAS, hebben al ervaring met de nieuwe software van AFAS en met deze nieuwe Workflow.

Brede E-HRM pakketkennis binnen WeAreHR!
De E-HRM specialisten van WeAreHR! hebben een brede kennis van diverse E-HRM-pakketten en werken pakketneutraal. Deze kennis zetten zij op interim basis in bij het selecteren én implementeren van een (nieuw) ERP-pakket.

Wouter van Gerderen is als interim projectleider zeer thuis in AFAS, net als Marco de Wit. Wouter: “In de werving- en selectiemodule binnen AFAS, Profit, zijn nu nog drie verschillende workflows voor het onboarden: medewerker indienst, sollicitant indienst en medewerker herindienst. Na de wijziging (per 6 juni 2025) wordt dat één workflow, namelijk onboarden. Uiteindelijk maakt dat het eenvoudiger om alle administratieve stappen bij een nieuw dienstverband goed te volgen.”

Eén workflow voor onboarden
Met de keuze voor één workflow voor onboarden maakt AFAS de processen voor de gebruikers eenvoudiger. Wouter: “Tegelijkertijd betekent het dat je als organisatie afscheid moet nemen van bestaande processen; de oude software wordt straks niet meer ondersteund. Het is een hobbel die je moet nemen; bij het aanpakken daarvan kunnen we helpen.”

6 tips bij optimaliseren onboardingsproces
Hoewel elk traject bij iedere organisatie uniek is, delen Wouter van Gerderen en Marco de Wit op basis van hun expertise en ervaring deze praktische tips bij het optimaliseren van een onboardingstraject:

1. Identificeer de stakeholders – Breng in kaart wie betrokken zijn bij het proces en wie invloed hebben op de implementatie.
2. Start met een kick-off – Zorg dat alle stakeholders samenkomen om de verwachtingen en doelen helder te formuleren.
3. Ontwerp het nieuwe proces – Werk onder begeleiding van een facilitator aan een duidelijk en efficiënt onboardingstraject.
4. Houd vast aan de standaarden van de software – Voorkom maatwerk waar mogelijk en benut de bestaande mogelijkheden van de ERP-software optimaal.
5. Maak een sprintplanning – Werk in korte iteraties en betrek gebruikers bij het testproces.
6. Terugkoppeling en testen – Laat eindgebruikers het nieuwe proces testen en verzamel feedback voor verdere verbeteringen.

Optimalisatie E-HRM
Marco de Wit: “In organisaties tot 200 medewerkers zijn de lijnen kort. Met een HR-adviseur en een functioneel beheerder kunnen processen vaak snel worden vastgelegd in een functioneel ontwerp en geïmplementeerd. Communicatie over deze processen verloopt relatief eenvoudig. Bij grotere organisaties ligt dit complexer. Wie is verantwoordelijk voor welke taken? Welke systeemkoppelingen moeten aangepast worden? En hoe zorg je voor afdelingsoverstijgende afspraken? Daarnaast speelt de adoptie door gebruikers een cruciale rol, waarbij de leidinggevenden een belangrijke verantwoordelijkheid dragen.” Wouter: “Klinkt het ingewikkeld? Wij hebben ons vak ervan gemaakt om organisaties te ondersteunen bij zowel implementatie als optimalisatie van hun E-HRM systeem.”

Ondersteuning bij optimalisatie E-HRM
Optimaliseren lijkt logisch, maar vereist wel een doordachte aanpak. Wil je meer weten of heb je ondersteuning nodig bij de verdere ontwikkeling van AFAS? Neem contact op met Wouter van Gerderen (06 – 47 90 07 31) van WeAreHR!. Wouter en de andere E-HRM-experts binnen WeAreHR! delen graag hun expertise en helpen je bij een succesvolle implementatie!